Nếu bạn có kỹ năng quản lý dự án tốt thì bạn sẽ điều hành công việc một cách hiệu quả, tận dụng tối đa thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ và áp dụng đúng các kỹ năng cần thiết để quản lý dự án một cách trơn tru. Bài viết này sẽ tổng hợp lại 12 kỹ năng quản lý dự án quan trọng nhất, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc.
1. Kỹ năng quản lý dự án là gì?
Dự án là danh sách tập hợp chuỗi các hoạt động được lên kế hoạch thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định với mục tiêu cụ thể. Các dự án sẽ có thời gian, ngân sách và tài nguyên được xác định rõ để đạt được mục tiêu lớn cuối cùng như sản phẩm, dịch vụ,...
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các nguồn lực để đạt được mục tiêu cụ thể của dự án trong giới hạn về thời gian, ngân sách, chất lượng. Việc này đòi hỏi người quản lý cần lên được kế hoạch chi tiết và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của dự án được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Khái niệm
Kỹ năng quản lý dự án là tập hợp các khả năng cần thiết để quản lý và điều hành dự án thành công. Một nhà quản lý dự án giỏi không chỉ biết cách điều hành tốt các hoạt động chuyên môn mà còn cần quản lý nhân lực tốt và đưa ra các quyết định sáng suốt nhất.
2. Tại sao cần có kỹ năng quản lý dự án?
Vai trò kỹ năng quản lý tốt dự án
Kỹ năng quản lý dự án giúp bạn có khả năng lập kế hoạch chi tiết, xác định các công việc cần thực hiện và triển khai chúng một cách trơn tru. Nhờ đó, tiến độ của dự án được đảm bảo đúng hạn. Đồng thời, nó còn giúp bạn kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.
Tài nguyên là yếu tố có giới hạn và nếu có kỹ năng này tốt, bạn sẽ biết cách phân bổ và sử dụng chúng một cách hiệu quả, tránh lãng phí và đảm bảo sử dụng đúng mục đích. Hơn nữa rủi ro là một việc không thể tránh khỏi trong bất kỳ dự án nào. Việc biết nhận diện, đánh giá và đưa ra các biện pháp phòng ngừa rủi ro từ sớm sẽ giúp bạn nhanh chóng đưa ra các giải pháp hiệu quả để khắc phục, đảm bảo rằng dự án không bị gián đoạn.
Có khả năng quản lý dự án tốt đồng nghĩa với việc bạn có kỹ năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả. Giao tiếp tốt là chìa khóa đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và nhiệm vụ của mình, giúp tăng cường sự phối hợp, thúc đẩy tinh thần đoàn kết. Còn đàm phán thông minh giúp bạn hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng hoặc các bên liên quan. Nhờ đó bạn tìm được cách để thực hiện mong muốn đó, từ đó giúp xây dựng uy tín và danh tiếng cho riêng cá nhân và tổ chức của bạn.
3. 5 giai đoạn ứng dụng kỹ năng quản lý dự án theo ISO
Theo tiêu chuẩn ISO, quản lý dự án được chia thành 5 giai đoạn chính: Khởi động, Lập kế hoạch, Triển khai, Giám sát và Kiểm soát và Hoàn thành. Mỗi giai đoạn đều đòi hỏi chúng ta thực hiện đúng và đầy đủ các bước cần thiết để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng và chính xác nhất. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng giai đoạn để hiểu rõ hơn về các đầu mục công việc cần thực hiện theo tiêu chuẩn quốc tế này.
3.1 Giai đoạn 1: Khởi động (Initiating)
Giai đoạn 1: Khởi động
Giai đoạn khởi động là bước đầu tiên trong quá trình quản lý dự án. Đây chính là giai đoạn đặt nền móng cho toàn bộ quá trình quản lý dự án, vì thể bạn cần xác định rõ mục tiêu và phạm vi của nó thật chính xác.
Đầu tiên, bạn hãy liệt kê lại các yêu cầu và mục tiêu cuối cùng mà dự án cần đạt được, bao gồm việc phân tích các yếu tố quan trọng như thời gian, ngân sách và tài nguyên cần thiết. Sau khi 2 đầu mục trên được làm rõ, bạn cần thực hiện phân tích tính khả thi của dự án dựa trên các nguồn lực có sẵn và các rủi ro tiềm ẩn. Đây chính là lúc kỹ năng quản lý dự án cần vận dụng triệt để vì sai ở khâu này thì mọi bước sau đó đều vô nghĩa.
Tiếp theo, bạn hãy lập kế hoạch sơ bộ, xác định các mốc thời gian quan trọng và ước tính ngân sách, nguồn lực cần thiết. Từ đó, bạn hãy xây dựng nhóm dự án để hiện thực hóa các mục tiêu đó, xác định các thành viên chủ chốt và phân công vai trò cụ thể cho từng người. Và chắc chắn rằng dự án cần được phê duyệt bởi các bên liên quan trước khi chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch chi tiết.
3.2 Giai đoạn 2: Lập kế hoạch (Planning)
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là giai đoạn thứ hai trong quản lý dự án theo tiêu chuẩn ISO. Dựa trên các mục tiêu và yêu cầu cụ thể của dự án, bạn cần phát triển một bản kế hoạch thực hiện chi tiết. Bao gồm các công việc cụ thể, thời gian thực hiện, ngân sách, phân bổ tài nguyên, các rủi ro và phương án dự phòng, các tiêu chí đánh giá kết quả cho từng đầu mục công việc.
Giai đoạn này giúp tạo ra một lộ trình rõ ràng và phương pháp tổ chức cần thiết để triển khai dự án thành công. Bản kế hoạch trên càng chi tiết, càng cụ thể thì càng giảm rủi ro phát sinh và tăng tỷ lệ dự án hoàn thành tốt bằng hoặc hơn kỳ vọng. Hãy sử dụng kỹ năng teamwork bằng cách tham vấn thêm ý kiến của đội nhóm của mình và cả cấp trên trong quá trình lên kế hoạch để có thêm góc nhìn đa chiều, khách quan.
3.3 Giai đoạn 3: Triển khai (Executing)
Giai đoạn 3: Triển khai
Sau khi bản kế hoạch được thông qua thì hãy nhanh chóng bước vào giai đoạn triển khai. Trong giai đoạn này, các nhiệm vụ sẽ được thực hiện theo từng giai đoạn trong kế hoạch để tiến dần tới đạt mục tiêu lớn nhất. Các thành viên trong nhóm dự án nhận đầu việc và trách nhiệm của mình trong dự án, người quản lý phải đảm bảo rằng mọi công việc được giao phù hợp với năng lực của từng người.
Quản lý chất lượng và giao tiếp hiệu quả cũng là các yếu tố then chốt trong giai đoạn triển khai. Quản lý dự án cần thường xuyên kiểm tra quá trình thực hiện và kết quả công việc để có biện pháp điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ. Giai đoạn triển khai yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên nhóm và kỹ năng quản lý dự án của người đứng đầu để đảm bảo rằng dự án tiến triển theo đúng hướng.
3.4 Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)
Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát
Giai đoạn giám sát và kiểm soát tập trung vào việc theo dõi và điều chỉnh các yếu tố cần thiết để đảm bảo mọi việc tiến triển theo kế hoạch. Trong giai đoạn này, nhà quản lý dự án cần theo sát tiến độ công việc và so sánh với lịch trình trong kế hoạch xem đang đúng, nhanh hay chậm hơn. Sử dụng các công cụ quản lý dự án để dễ dàng thực hiện quy trình này, tránh sai sót. Đồng thời, chất lượng công việc phải được duy trì song song với tiến độ.
Khi có yêu cầu thay đổi hoặc các rủi ro mới phát sinh, quản lý dự án cần đánh giá tác động của chúng và thực hiện các biện pháp ứng phó kịp thời. Các thay đổi cần được phê duyệt và điều chỉnh phù hợp để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực và dự án không bị gián đoạn.
3.5 Giai đoạn 5: Hoàn thành (Closing)
Giai đoạn 5: Hoàn thành
Giai đoạn hoàn thành đánh dấu sự kết thúc của dự án và tập trung vào việc đánh giá kết quả và bàn giao sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong giai đoạn này, kỹ năng quản lý dự án được thể hiện qua việc xác nhận rằng tất cả các mục tiêu và yêu cầu của dự án đã được hoàn thành và đáp ứng mọi tiêu chuẩn. Các tài liệu và báo cáo cuối cùng về quá trình thực hiện dự án cần được chuẩn bị để bàn giao cho các bên liên quan.
Ngoài việc bàn giao sản phẩm, việc đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện rất quan trọng để rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án sau. Các phản hồi từ khách hàng, cấp trên và đội ngũ dự án là những góc nhìn khách quan nhất để bạn tham khảo. Tuy là giai đoạn cuối cùng nhưng bạn cũng cần thực hiện chỉn chu, chuyên nghiệp để hoàn tất dự án một cách trọn vẹn nhất.
4. 12 kỹ năng quản lý dự án tối ưu quy trình làm việc nhất
Để quản lý dự án một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất, việc sở hữu các kỹ năng bổ trợ rất quan trọng. Trong mục này, chúng ta sẽ khám phá 12 kỹ năng thiết yếu giúp tối ưu quy trình làm việc để dự án đạt kết quả tốt nhất. Mỗi kỹ năng đóng một vai trò riêng trong việc điều hành dự án diễn ra suôn sẻ.
4.1 Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch là nền tảng quan trọng để quản lý dự án tốt. Đây là quá trình xác định mục tiêu và các đầu việc, nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả như mong đợi. Để lập kế hoạch tốt thì bạn cần tạo được một lộ trình chi tiết cho các nhiệm vụ, xác định mốc thời gian và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Việc này sẽ giúp bạn hình dung tổng quan về dự án, đồng thời có phương án quản lý chặt chẽ ngân sách, thời gian và chất lượng công việc. Kỹ năng lên kế hoạch cũng bao gồm khả năng dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và có phương án ứng phó tương ứng. Hãy đảm bảo bản kế hoạch càng cụ thể càng tốt, đồng thời cần có tính khả thi cao.
4.2 Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức giúp đảm bảo rằng tất cả các bước thực hiện dự án được phối hợp và thực hiện một cách hệ thống, linh hoạt. Kỹ năng này bao gồm khả năng sắp xếp các nhiệm vụ, nguồn lực để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động hiệu quả và trơn tru. Nhờ có kỹ năng này, bạn sẽ biết cách ứng phó với các tình huống bất ngờ, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo mục tiêu cuối cùng vẫn được hoàn thành.
Từ đó, bạn có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giảm thiểu rủi ro phát sinh. Đây là yếu tố then chốt trong việc xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả và nâng cao kỹ năng quản lý tổ chức cũng như điều hành dự án.
4.3 Quản lý thời gian
Quản lý thời gian
Quản lý thời gian là kỹ năng thiết yếu để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn. Kỹ năng này bao gồm việc lập kế hoạch thời gian cần để hoàn thành các nhiệm vụ, xác định các mốc thời gian quan trọng và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần sử dụng các công cụ lên lịch và theo dõi như biểu đồ Gantt, google plan,...để dễ dàng nắm bắt tiến độ và kế hoạch công việc sắp tới. Hãy ưu tiên làm lần lượt thay vì dồn quá nhiều đầu việc vào cùng một khoảng thời gian sẽ khiến bạn dễ bị bỏ sót hoặc mắc sai lầm.
4.4 Quản lý ngân sách
Quản lý ngân sách
Quản lý ngân sách là kỹ năng quản lý dự án tiếp theo bạn cần có nếu muốn hoàn thành tót vị trí này. Đây là khả năng theo dõi và điều chỉnh chi phí dự án để đảm bảo rằng các khoản chi tiêu không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt. Kỹ năng này bao gồm việc lập kế hoạch chi phí chi tiết, theo dõi quá trình chi tiêu và có sự tăng giảm các khoản hợp lý sao cho khớp với tổng ngân sách được cung cấp. Cần ghi chép và có giấy tờ xác minh khoản chi để đảm bảo tính minh bạch cũng như dễ dàng hơn trong việc tổng hợp báo cáo.
4.5 Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm
Các kỹ năng làm việc nhóm là khả năng phối hợp và cộng tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng này bao gồm việc xây dựng mối quan hệ tích cực, giao tiếp hiệu quả, phân công công việc rõ ràng và hỗ trợ lẫn nhau. Một nhóm làm việc tốt cần có khả năng chia sẻ thông tin và giải quyết xung đột tốt. Để làm việc nhóm hiệu quả, cần thiết lập các quy tắc làm việc chung, cùng tạo động lực cho nhau và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến.
4.6 Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là khả năng xác định, đánh giá và quản lý các vấn đề xấu có thể ảnh hưởng đến dự án. Kỹ năng này bao gồm việc nhận diện các rủi ro tiềm ẩn, phân tích mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra, sau đó xây dựng các phương án ứng phó. Việc này giúp giảm thiểu tác động tiêu cực không mong muốn lên kết quả cuối cùng. Nếu không có phương án dự phòng tốt cho các vấn đề có thể phát sinh sẽ dẫn đến các hậu quả khôn lường, làm chậm tiến độ và thậm chí là ngừng dự án.
4.7 Kỹ năng giao tiếp & đàm phán
Kỹ năng giao tiếp & đàm phán
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và phát triển. Giao tiếp hiệu quả bao gồm việc truyền đạt thông tin rõ ràng, lắng nghe và hiểu nhu cầu của người khác. Đàm phán liên quan đến việc đạt được sự đồng thuận hoặc giải quyết các xung đột. Hai kỹ năng này tốt giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nắm bắt được chính xác quan điểm của nhau, tạo tiền đề cho sự phối hợp hiệu quả.
4.8 Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là gì? Đó là tập hợp các phẩm chất và khả năng mà một người lãnh đạo cần có để hướng dẫn, quản lý và thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả để đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng này bao gồm việc có tầm nhìn rõ ràng,khả năng giao tiếp hiệu quả, ra quyết định nhanh chóng và chính xác, tạo động lực cho nhân viên và thích nghi tốt với thay đổi. Một nhà lãnh đạo giỏi cần có khả năng xây dựng niềm tin cho chính mình và những người xung quanh để cả nhóm cùng hoàn thành tốt các nhiệm vụ đã đề ra.
4.9 Kỹ năng quản lý cảm xúc
Kỹ năng quản lý cảm xúc
Kỹ năng quản lý cảm xúc là khả năng nhận diện, hiểu và kiểm soát cảm xúc của chính mình cũng như của người khác trong các tình huống khác nhau. Kỹ năng này bao gồm khả năng đồng cảm và hiểu cảm xúc của các thành viên trong nhóm, giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các cá nhân với nhau. Bên cạnh đó, việc hiểu và điều chỉnh cảm xúc của chính bản thân mình là điều quan trọng để đưa ra được những quyết định sáng suốt nhất và có sự tập trung tối đa.
4.10 Tư duy phản biện
Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là khả năng phân tích và đánh giá thông tin một cách khách quan, đa chiều để đưa ra quyết định hợp lý nhất. Kỹ năng này bao gồm việc xem xét các vấn đề từ nhiều góc độ, đặt ra các giả định và đánh giá, so sánh các hướng đi tiềm năng. Tư duy phản biện giúp nhà quản lý dự án nhận diện các vấn đề, tìm ra nguyên nhân gốc rễ và có các giải pháp hiệu quả hơn khi chỉ quyết định theo đánh giá chủ quan. Kỹ năng quản lý dự án này cũng giúp quá trình ra quyết định sáng suốt hơn, giảm thiểu rủi ro sau này.
4.11 Khả năng thích ứng
Khả năng thích ứng
Khả năng thích ứng là khả năng điều chỉnh và thay đổi hành vi, tư duy và cách tiếp cận khi đối diện với những tình huống mới hoặc điều kiện thay đổi bất ngờ. Đây là yếu tố then chốt giúp người quản lý và nhóm của họ đối phó với các vấn đề phát sinh một cách bình tĩnh, linh hoạt nhất.
Dự án thường gặp phải các tình huống không lường trước được như khách hàng đổi ý, sự cố kỹ thuật,...Khi đó, người quản lý dự án cần nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch, tìm ra giải pháp mới mà vẫn phải đảm bảo đúng tiến độ. Đặc biệt trong các dự án đặc thù với nhịp độ công việc cao thì rất cần những cá nhân có khả năng này tốt.
4.12 Sử dụng công cụ hỗ trợ
Sử dụng công cụ hỗ trợ
Sử dụng công cụ hỗ trợ là kỹ năng quan trọng để tối ưu hóa quy trình quản lý dự án. Các công cụ như phần mềm quản lý dự án, biểu đồ Gantt và các công cụ phân tích dữ liệu giúp bạn theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích hiệu quả chính xác. Việc sử dụng hiệu quả các công cụ này giúp tối ưu nguồn nhân lực, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí.
Để có kỹ năng quản lý dự án tốt thì yêu cầu bạn cần hội tụ đủ các kỹ năng bổ trợ nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất. Việc rèn luyện và áp dụng các kỹ năng này một cách linh hoạt chắc chắn sẽ cải thiện khả năng quản lý dự án tốt lên từng ngày. Hãy hoàn thiện bản thân không ngừng để trở thành phiên bản hoàn hảo nhất.
Theo dõi Santino thường xuyên để cập nhật tin tức và các sản phẩm thời trang mới nhất:
Địa chỉ showroom toàn quốc: Outlets
Fanpage: Santino
Shopee: https://shope.ee/4fHSR0gEb3
Tiktok: Santino Fashion
Instagram: Santinovietnam
Hotline: 0921 332 999 | 1900 0259
