Để một nhóm hoạt động năng suất, hiệu quả thì mỗi thành viên trong nhóm cần trang bị cho mình những kỹ năng làm việc nhóm cần thiết. Bài viết này Santino sẽ cung cấp cho bạn 10 các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhất. Những kỹ năng này chắc chắn sẽ giúp bạn phối hợp tốt hơn với đồng đội và nhờ đó bạn có thể phát huy tối đa khả năng của bản thân.
1. Các kỹ năng làm việc nhóm là gì? Tại sao cần có các kỹ năng làm việc nhóm?
Kỹ năng làm việc nhóm là tập hợp những khả năng cần thiết để các cá nhân trong nhóm phối hợp hiệu quả nhất. Vậy kỹ năng làm việc nhóm là gì và tại sao cần có các khả năng này. Hãy cùng Santino tìm hiểu chi tiết trong các phần dưới đây.
1.1 Khái niệm
Nhóm là một tập hợp các cá nhân làm việc cùng nhau để đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung. Nhóm bao gồm các thành viên có những kỹ năng và kinh nghiệm đa dạng, tạo nên một tập thể hoàn thiện và vững mạnh.
Làm việc nhóm là quá trình các thành viên trong nhóm hợp tác mà tại đó mọi người sẽ trao đổi và phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung. Quá trình này đòi hỏi sự chia sẻ thông tin, hỗ trợ lẫn nhau và cùng nhau giải quyết các vấn đề phát sinh.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Các kỹ năng làm việc nhóm là những kỹ năng cần thiết mà mỗi cá nhân cần có để làm việc hiệu quả cùng nhau. Việc rèn luyện để cải thiện không ngừng các kỹ năng này giúp mọi người phối hợp với nhau ăn ý hơn, tăng cường tinh thần đoàn kết và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
1.2 Tại sao cần có các kỹ năng làm việc nhóm?
Lý do cần có kỹ năng làm việc nhóm
Việc rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc mà còn góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo. Khi mọi thành viên đều có kỹ năng làm việc nhóm tốt, họ sẽ phối hợp với nhau ăn ý hơn, giảm thiểu xung đột và tăng chất lượng hoàn thiện công việc.
Hơn nữa, các kỹ năng làm việc nhóm còn hỗ trợ mỗi cá nhân phát triển và hoàn thiện bản thân thông qua cơ hội học hỏi từ những thành viên khác cũng như sai lầm họ mắc phải. Để từ đó, kiến thức và kỹ năng của họ được mở rộng và nâng cấp. Bên cạnh đó, kỹ năng này còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa công ty tích cực, nơi mà mọi người cảm thấy được tôn trọng và hỗ trợ. Điều này không chỉ giúp nâng cao tinh thần làm việc mà còn góp phần giữ chân nhân tài và thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
2. 5 sai lầm dễ mắc phải khi không có các kỹ năng làm việc nhóm
Nếu thiếu kỹ năng làm việc nhóm thì bạn sẽ dễ mắc sai lầm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, làm giảm hiệu suất và hiệu quả công việc. Những sai lầm này không chỉ ảnh hưởng đến riêng cá nhân nào đó mà còn gây ra sự trì trệ, xung đột trong nhóm. Hãy cùng tìm hiểu 5 sai lầm dễ mắc phải khi không có kỹ năng này.
2.1 Công tư không phân minh
Sai lầm 1: Công tư không phân minh
Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi không có đầy đủ các kỹ năng làm việc nhóm là công tư không phân minh. Khi có bất kỳ cá nhân nào trong nhóm không tạo được ranh giới rõ ràng giữa công việc và mối quan hệ cá nhân, sự minh bạch và công bằng sẽ không còn. Do đó, các xung đột và mâu thuẫn có thể dễ dàng phát sinh giữa các thành viên. Khi các bất mãn càng lớn thì sự chia rẽ càng cao và tinh thần đoàn kết sẽ mất dần, từ đó mà mọi người không còn thiện chí trong việc trao đổi thông tin cũng như dốc sức làm việc.
Vậy cần làm gì để tránh trường hợp này xảy ra? Đó chính là tất cả cần thiết lập các quy tắc làm việc rõ ràng và công bằng ngay từ đầu, đảm bảo tất cả mọi người đều cam kết thực hiện. Bên cạnh đó cần có quy chế thưởng phạt rõ ràng cho các thành viên trong quá trình làm việc cùng nhau.
2.2 Không đóng góp ý kiến
Sai lầm 2: Không đóng góp ý kiến
Sai lầm tiếp theo chúng ta thường gặp khi thiếu kỹ năng teamwork là không có tinh thần đóng góp ý kiến của mình vào các cuộc thảo luận và quyết định nhóm. Hậu quả đầu tiên mà chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy khi việc này diễn ra chính là sự thiếu hụt ý tưởng, góc nhìn đa dạng dẫn đến gây khó khăn cho nhóm khi tìm giải pháp tối ưu cho các vấn đề. Bởi chúng ta dễ bị mắc kẹt trong lối suy nghĩ cũ, không sáng tạo được những ý tưởng mới nếu không có thêm ý kiến từ các thành viên khác.
Hơn nữa, nếu tình trạng này diễn ra liên tục sẽ làm giảm động lực và tinh thần trách nhiệm của các cá nhân trong nhóm, tạo ra môi trường làm việc thụ động và thiếu nhiệt huyết. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn làm giảm sự gắn kết và hợp tác giữa các thành viên. Do đó, trưởng nhóm cần khích lệ và có những phương pháp thúc đẩy sự đóng góp ý kiến của mọi người trong nhóm.
2.3 Luôn đổ lỗi cho người khác
Sai lầm 3: Luôn đổ lỗi cho người khác
Sai lầm tiếp theo mà người thiếu kỹ năng làm việc nhóm dễ mắc phải chính là luôn tìm cách đổ lỗi cho người khác. Tâm lý này có thể được lý giải do họ không có kỹ năng quản lý cảm xúc tốt, không có sự tự tin vào chính mình và sợ hãi đối mặt với những sai lầm của bản thân. Vì thế, họ có xu hướng chuyển trách nhiệm sang người khác để bảo vệ cái tôi và tránh bị phê phán, chịu trách nhiệm.
Thái độ này không chỉ gây bất mãn cho người bị đổ lỗi mà còn gây mất đoàn kết và sự tin tưởng nội bộ, gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc. Vì vậy mỗi thành viên trong nhóm cần học cách dám nhận trách nhiệm cho công việc của mình để tất cả cùng hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất phục vụ cho mục tiêu chung.
2.4 Hiệu quả công việc kém
Sai lầm 4: Hiệu quả công việc kém
Khi thiếu các kỹ năng làm việc nhóm thì chắc chắn hiệu quả công việc bạn mang lại cũng không cao. Sự thiếu phối hợp ăn ý với các thành viên trong nhóm sẽ dẫn đến những sai sót, chậm trễ hoặc nhầm lẫn trong quá trình trao đổi và tiếp nhận thông tin. Thậm chí, nó cũng dễ gây nên những hiểu lầm, xung đột gay gắt giữa các cá nhân. Vì thế mà thay vì vận hành giống như một bộ máy trơn tru, công việc của nhóm trở nên rời rạc và không hiệu quả.
Việc giải quyết vấn đề này đòi hỏi cần xác định rõ ràng về mục tiêu và phân công công việc từ đầu. Trưởng nhóm cần đảm bảo rằng mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò của mình và cam kết thực hiện đúng trách nhiệm của bản thân. Ngoài ra, việc thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình làm việc rõ ràng cũng giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
2.5 Không ưu tiên công việc nhóm
Sai lầm 5: Không ưu tiên công việc nhóm
Khi kỹ năng làm việc nhóm không tốt, các thành viên có thể có xu hướng không ưu tiên việc chung mà tập trung cho công việc riêng hơn. Điều này được lý giải do mỗi người không hiểu rõ hoặc không nhận thức được chính xác tầm quan trọng của mục tiêu chung. Họ nghĩ rằng chỉ cần hoàn hiện công việc của mình là hết trách nhiệm. Hành động này dẫn đến sự phân mảnh và mất đồng bộ, làm giảm hiệu quả công việc của nhóm.
Để nhóm hoạt động hiệu quả, mỗi người cần phát huy tối đa các kỹ năng làm việc nhóm bằng cách hỗ trợ đồng đội trong quá trình làm việc, ưu tiên công việc nhóm lên hàng đầu. Việc làm này khi thực hiện từ cả hai phía sẽ đẩy nhanh tốc độ hoàn thiện các mục tiêu nhỏ, từ đó mục tiêu lớn sẽ được thực hiện đúng tiến độ.
3. Các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Bạn đã biết các kỹ năng nào cần cho quá trình làm việc nhóm hiệu quả chưa? Santino tổng hợp lại 10 kỹ năng làm việc nhóm cần cho trưởng nhóm và các thành viên. Các kỹ năng này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tăng cường sự hợp tác và đồng thuận giữa các cá nhân.
3.1 Đối với trưởng nhóm
Trưởng nhóm là người đứng đầu tập thể với vai trò dẫn dắt, đảm bảo quá trình vận hành nhóm được hiệu quả. Để làm được điều đó, họ cần trang bị được 6 kỹ năng dưới đây:
3.1.1 Kỹ năng định hướng & tạo văn hóa nhóm
Kỹ năng định hướng & tạo văn hóa nhóm
Định hướng và tạo ra văn hóa nhóm là một trong các kỹ năng làm việc nhóm không thể thiếu trưởng nhóm. Kỹ năng này bao gồm khả năng thiết lập và truyền tải rõ ràng mục tiêu và kế hoạch chiến lược của nhóm đến từng thành viên. Trưởng nhóm cần đảm bảo rằng mọi cá nhân đều hiểu rõ và có khả năng dốc sức vì mục tiêu cuối cùng.
Văn hóa nhóm là tập hợp các giá trị, niềm tin, chuẩn mực và hành vi chung mà các thành viên trong một nhóm cùng chia sẻ và tuân thủ. Đây là những yếu tố giúp định hình cách mà các thành viên trong nhóm tương tác và làm việc với nhau. Văn hóa nhóm còn tác động đến cả tinh thần, động lực và sự gắn kết của các thành viên với nhóm. Do đó, trưởng nhóm cần xây dựng được văn hóa chung để mọi người có tiêu chuẩn và động lực khi làm việc.
3.1.2 Kỹ năng tổ chức và phân công công việc
Kỹ năng tổ chức và phân công công việc
Để làm tốt vai trò của một trưởng nhóm thì bạn còn cần có kỹ năng tổ chức và phân công công việc. Đây cũng chính là một yếu tố trả lời cho câu hỏi kỹ năng lãnh đạo là gì. Bất kỳ một nhóm nào muốn vận hành được trơn tru thì đều cần chia đầu việc một cách hợp lý và minh bạch cho từng thành viên.
Trưởng nhóm cần lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động của nhóm, bao gồm cả lịch trình, nguồn lực cần thiết và các bước thực hiện. Bên cạnh đó, bạn cần phải xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên, từ đó đảm bảo rằng mỗi người đều thực hiện công việc đúng và đủ nhiệm vụ được giao. Hãy chắc chắn rằng, bạn giao việc phù hợp với năng lực và quỹ thời gian của từng thành viên để họ có thể hoàn thành tốt nhất.
3.1.3 Kỹ năng truyền đạt thông tin và giao tiếp
Kỹ năng truyền đạt thông tin và giao tiếp
Kỹ năng tiếp theo mà một trưởng nhóm cần trang bị cho bản thân chính là khả năng truyền đạt thông tin và giao tiếp tốt với các thành viên. Điều này nhằm để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và thực hiện đúng theo các chỉ dẫn được yêu cầu. Tránh các thông tin chung chung gây hoang mang, mơ hồ cho người nghe, dẫn đến làm sai, phải tốn thêm thời gian và công sức để điều chỉnh.
Việc giao tiếp hiệu quả bao gồm khả năng lắng nghe, hiểu được quan điểm và ý kiến của mỗi thành viên và có sự trao đổi kịp thời khi phát sinh vấn đề. Bên cạnh giao việc, thì việc ứng xử khi thưởng phạt, khen hoặc phê bình ai đó trong nhóm cũng cần khéo léo để tránh gây xung đột nội bộ. Cần truyền đạt và trao đổi rõ ràng cho từng người hiểu được kỹ năng quản lý công việc là gì để họ tự giác trong trách nhiệm riêng và hướng tới mục tiêu chung.
3.1.4 Kỹ năng quản lý xung đột và giải quyết vấn đề
Kỹ năng quản lý xung đột và giải quyết vấn đề
Tập thể nào khi làm việc cùng nhau cũng sẽ xảy ra những mâu thuẫn, xung đột giữa các cá nhân và tại đây vai trò của trưởng nhóm chính là ứng dụng kỹ năng của mình để giải quyết. Trước tiên, họ cần có khả năng nhận diện và xử lý nhanh chóng các mâu thuẫn giữa các thành viên trong quá trình làm việc trước khi vấn đề đi quá tầm kiểm soát.
Trong trường hợp các thành viên không thể tìm được tiếng nói chung, thì người quản lý cần giao tiếp với các bên để có cái nhìn toàn diện nhất. Sau đó, trưởng nhóm cần phân tích cụ thể tình huống, đưa ra các phương án giải quyết hợp lý và truyền đạt lại cho các bên. Bạn cần biết cứng rắn hoặc mềm mỏng đúng thời điểm theo cục diện chung và tính cách đối phương để đảm bảo tình trạng này không xảy ra nữa.
3.1.5 Kỹ năng thúc đẩy sự tiến bộ cá nhân
Kỹ năng thúc đẩy sự tiến bộ cá nhân
Trong vai trò trưởng nhóm, kỹ năng thúc đẩy sự tiến bộ cá nhân rất cần thiết để nâng cao năng lực của từng thành viên trong nhóm. Nhiệm vụ này bao gồm việc khuyến khích, thúc đẩy và hỗ trợ các thành viên phát triển kỹ năng cá nhân và nghề nghiệp. Trưởng nhóm cần tạo ra các cơ hội học tập và phát triển như các khóa đào tạo, hội thảo hoặc các buổi chia sẻ kinh nghiệm. Ngoài ra, việc đưa ra các phản hồi mang tính xây dựng định kỳ giúp các thành viên nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó có phương án cải thiện dần.
Trưởng nhóm nên công nhận và khen ngợi sự tiến bộ cũng như thành tích của các thành viên đã đạt được để họ có thêm sự tự tin, động lực để phát huy. Đừng quên xây dựng lộ trình thăng tiến công việc rõ ràng cho từng vị trí để họ có định hướng chính xác cho bản thân. Đây là một trong các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mà trưởng nhóm cần áp dụng.
3.1.6 Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng cuối cùng mà trưởng nhóm cần có khi điều hành nhóm chính là kỹ năng ra quyết định. Khả năng phân tích thông tin, đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định chính xác chính là những điều cần thiết để trưởng nhóm thực hành tốt kỹ năng này. Trưởng nhóm cần biết phân tích dữ liệu một cách chính xác, đồng thời cân nhắc các yếu tố liên quan để đưa ra quyết định hợp lý. Hãy tham khảo thêm ý kiến từ các thành viên trong nhóm để đảm bảo quyết định được đưa ra là toàn diện và công bằng.
Ngoài ra, trưởng nhóm cần có khả năng dự đoán các tình huống tiềm ẩn và có kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro, đồng thời sẵn sàng chịu trách nhiệm cho quyết định đó. Bạn cần đảm bảo rằng quyết định đó không chỉ đáp ứng mục tiêu ngắn hạn mà còn phù hợp với chiến lược dài hạn của nhóm và tổ chức. Kỹ năng quản lý dự án này rất khó để thực hiện nhưng một khi đã làm tốt chắc chắn bạn sẽ gây dựng được lòng tin mạnh mẽ cho các thành viên trong nhóm cũng như cấp trên.
3.2 Đối với cá nhân
Bên cạnh vai trò quan trọng của trưởng nhóm thì mỗi cá nhân cũng cần trang bị cho mình các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Các kỹ năng này bao gồm khả năng giao tiếp và giải quyết xung đột, khả năng thích ứng và học hỏi, khả năng giải quyết vấn đề và cách quản lý thời gian hiệu quả.
3.2.1 Kỹ năng giao tiếp & giải quyết xung đột
Kỹ năng giao tiếp & giải quyết xung đột
Nếu trưởng nhóm là người bao quát tình hình trao đổi chung của các thành viên thì mỗi cá nhân cần ý thức việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của chính mình với người khác. Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng trao đổi thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm qua hình thức online hoặc trực tiếp. Đối với các thông tin quan trọng nên xác nhận lại trên nhóm chung hoặc bằng văn bản, email để khi xảy ra mâu thuẫn có bằng chứng xác thực.
Chính việc làm trên sẽ tạo điều kiện cho việc giải quyết xung đột dễ dàng hơn, tránh những trường hợp bị oan ức. Khi có sự mâu thuẫn trong việc nêu ra ý kiến riêng khi đưa ra phương án cho vấn đề nào đó cần bình tĩnh ngồi lại cùng đối phương suy xét ưu nhược điểm để lựa chọn cách tối ưu nhất. Đây chắc chắn là một trong các kỹ năng làm việc nhóm quan trọng tạo tiền đề cho sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên.
3.2.2 Kỹ năng thích ứng & học hỏi
Kỹ năng thích ứng & học hỏi
Khả năng thích ứng và học hỏi luôn là yếu tố hàng đầu mà bất kỳ ai cũng cần rèn luyện, không chỉ trong môi trường đi làm mà còn tại ở cuộc sống thường ngày. Để nhờ đó, mỗi cá nhân có thể phát triển và thích nghi với các thay đổi và yêu cầu công việc mới một cách nhanh chóng. Muốn làm được điều đó thì đòi hỏi mỗi người cần có sự linh hoạt và tâm lý vững vàng, không ngại thử thách với các tình huống phát sinh.
Học hỏi là quá trình liên tục cải thiện kỹ năng cũ và phát triển kỹ năng mới. Bằng cách trau dồi liên tục qua quá trình tự học và tham khảo từ kinh nghiệm của các thành viên khác trong nhóm, bạn có thể nâng cao năng lực hơn mỗi ngày. Từ đó, bạn sẽ hoàn thành công việc tốt hơn trong khoảng thời gian tối ưu nhất.
3.3.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Để hoàn thành tốt công việc được giao thì kỹ năng giải quyết vấn đề là yếu tố không thể thiếu. Khi nhận một đầu việc, bạn cần biết cách phân tích, tìm phương án giải quyết và thực hiện một cách hiệu quả, chủ động. Đặc biệt khi có vấn đề mới phát sinh thì kỹ năng này cần đáp ứng tốt để xử lý nhanh chóng và gọn gàng.
Trong trường hợp bạn còn đang phân vân tìm kiếm phương án giải quyết, hãy thảo luận cùng các thành viên khác hoặc tham vấn trực tiếp với trưởng nhóm để ra quyết định hợp lý. Tại sao giải quyết vấn đề tốt lại thuộc một trong các kỹ năng làm việc nhóm quan trọng? Vì từng cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì sẽ góp phần giảm bớt gánh nặng cho nhóm cũng như đi đến mục tiêu chung nhanh và dễ dàng hơn.
3.2.4 Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian
Làm thế nào để hoàn thiện công việc một cách hiệu quả và đúng deadline? Câu trả lời chính là bạn cần rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian. Kỹ năng này bao gồm việc lập kế hoạch, ưu tiên công việc và phân chia thời gian một cách hợp lý để đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng hạn. Bạn nên bắt đầu bằng cách xác định các mục tiêu cần đạt được và chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ cụ thể. Sử dụng công cụ quản lý để theo dõi tiến độ và sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên.
Hãy thường xuyên cập nhật lại tiến độ và kết quả công việc để có sự điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian thường xuyên sẽ giúp bạn hoàn thiện công việc một cách hiệu quả, đồng thời giảm bớt áp lực và căng thẳng trong công việc hàng ngày.
4. Lời kết
Việc phát triển và áp dụng các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là điều nhất định phải làm để đảm bảo tiến độ công việc chung của nhóm cũng như sự phát triển của cá nhân bạn. Hãy đầu tư vào việc rèn luyện những kỹ năng này để giúp cải thiện những điểm yếu và phát huy các điểm tốt, hoàn thiện bản thân mỗi ngày. Santino hy vọng rằng, thông qua bài viết này, bạn đã có thêm những cách hay để nâng cấp kỹ năng làm việc nhóm của chính mình.
Theo dõi Santino thường xuyên để cập nhật tin tức và các sản phẩm thời trang mới nhất:
Địa chỉ showroom toàn quốc: Outlets
Fanpage: Santino
Shopee: https://shope.ee/4fHSR0gEb3
Tiktok: Santino Fashion
Instagram: Santinovietnam
Hotline: 0921 332 999 | 1900 0259
