Công việc không hiệu quả không hoàn toàn do nhân viên của bạn làm việc kém. Nó còn xuất phát từ tư duy lẫn cách điều phối và nắm bắt vận hành của nhà quản trị. Dĩ nhiên không ai sinh ra có tố chất quản lý, làm lãnh đạo, mà cần được tô luyện và tích lũy theo thời gian. Vậy đâu là kỹ năng quản lý dành cho nhà quản trị giúp nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp, nhân viên, team?
1. Kỹ năng quản lý là gì?
Kỹ năng quản lý là những yếu tố xét về phẩm chất, năng lực cần thiết mà một nhà lãnh đạo cần phải có để điều hành, thực hiện các nhiệm vụ trong một tổ chức. Các nhà lãnh đạo ở đây có thể giữ vị trí leader team, manager, giám đốc, trợ lý, quản lý cấp cao,... Những kỹ năng này bao gồm khả năng thực hiện công việc điều hành, tránh các tình huống khủng hoảng, giải quyết các vấn đề về một cách kịp thời khi chúng phát sinh.
Mọi kỹ năng của quản lý đều có thể được nâng cao thông qua học hỏi và kinh nghiệm thực tiễn. Những kỹ năng này hỗ trợ người quản lý trong việc giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp và xử lý tốt các mối quan hệ với cấp dưới, giúp các hoạt động trong tổ chức diễn ra suôn sẻ.
Kỹ năng quản lý là yếu tố quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ tổ chức nào muốn thành công và đạt được mục tiêu đề ra. Một nhà quản lý có kỹ năng tốt có thể thúc đẩy sứ mệnh và tầm nhìn của công ty tiến xa hơn với ít rào cản và phản đối từ các bên trong và ngoài tổ chức.
Mặc dù kỹ năng quản lý và lãnh đạo thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng cả hai đều liên quan đến việc lập kế hoạch, ra quyết định, giải quyết vấn đề, giao tiếp, phân công công việc và quản lý thời gian. Các nhà quản lý xuất sắc thường cũng là những nhà lãnh đạo giỏi.
Bên cạnh vai trò lãnh đạo, một phần quan trọng của người quản lý là đảm bảo rằng tất cả các bộ phận trong tổ chức hoạt động đồng bộ. Thiếu sự tích hợp này có thể dẫn đến nhiều vấn đề và thất bại. Kỹ năng quản lý là rất cần thiết cho nhiều vị trí khác nhau và ở nhiều cấp độ trong một công ty, từ lãnh đạo cấp cao đến giám sát viên trung gian và quản lý cấp thấp.
2. Top 7 kỹ năng quản lý dành cho nhà quản trị
Nhà quản lý, quản trị doanh nghiệp cần nắm bắt rõ các kỹ năng chuyên môn đến kỹ năng mềm, công nghệ để đảm bảo được hiệu suất làm việc và giá trị của bản thân. Mặc dù bạn có nhiều lợi thế khác, tuy nhiên, không trau dồi mỗi ngày theo thời gian, bạn dễ bị bỏ quên và không được lòng khâm phục từ những cấp dưới.
2.1. Quản lý nhân sự
Nhiệm vụ của một nhà quản lý là biết cách xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong một nhóm. Việc giành được sự tôn trọng từ các thành viên rất quan trọng để lãnh đạo hiệu quả. Những người quản trị thông minh là biết cách khai thác các tính cách cá nhân, ưu điểm của họ, chuyên môn vượt trội để tăng cường sự gắn kết, thúc đẩy môi trường làm việc đoàn kết, sâu sắc và tích cực.
Vì vậy, việc hiểu rõ cá nhân trong tổ chức là một trong những kỹ năng quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp. Thông qua các hoạt động team, phòng ban, đào tạo,... để tìm hiểu và nắm rõ hơn về tính cách của con người.
Một số yếu tố bạn cần đạt được để có kỹ năng quản lý nhân viên thu phục lòng người như sau:
- Kỹ năng thuyết trình trước công chúng.
- Khả năng giải quyết tình huống khẩn cấp, mâu thuẫn, xung đột, tranh luận,...
- Kỹ năng giám sát thời gian làm việc nhân viên, khối lượng công việc, KPI của từng người.
- Đánh giá năng lực của từng cá nhân.
- Khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
2.2. Kỹ năng giao tiếp
Khả năng tiếp nhận quy trình và truyền đạt thông tin cho đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng tiềm năng là một trong những kỹ năng quản lý cần thiết phải có nhất. Giao tiếp là chìa khóa thành công để có được sự tín nhiệm, thuyết phục lòng tin cậy, giành được hợp đồng, sự thỏa mãn của cấp trên và sự mến phục của cấp dưới.
Giao tiếp là yếu tố cực kỳ quan trọng của nhà quản lý vì bạn đại diện cho một nhóm trong một tổ chức. Hãy thử tập trung vào việc rèn luyện kỹ năng nói, viết và lắng nghe của bạn trong tất cả các hoạt động chung.
Khó khăn của một nhà quản lý thường gặp liên quan đến kỹ năng giao tiếp đó là việc truyền đạt ý tưởng, thông tin cho nhân viên hiểu rõ, đặc biệt khi các ý tưởng mang tính chất trừu tượng hoặc vĩ mô. Với một người thiếu kinh nghiệm hoặc một người có cá tính quá mạnh thường bỏ qua việc giao tiếp mềm mỏng và khéo léo với người khác. Họ thường bỏ qua việc tương tác qua lại, dẫn đến khó khăn trong việc trao đổi và đề xuất các vấn đề.
Việc nên làm của nhà quản lý là xây dựng lòng tin với nhân viên, duy trì liên lạc thường xuyên. Thỉnh thoảng quan tâm đến sở thích, tâm trạng của mọi người trong 1 ngày làm việc của họ. Điều quan trọng là luôn sẵn sàng và có mặt khi cấp dưới cần sự hỗ trợ và tư vấn.
Một số điều cần đạt được trong kỹ năng giao tiếp như:
- Khả năng tư duy, phản biện.
- Xác định lợi ích của các bên liên quan.
- Lên kế hoạch cho các vấn đề bạn cần trao đổi.
- Lập kế hoạch chi tiết cho các kế hoạch lớn.
- Xây dựng khung giao tiếp phù hợp với những cá nhân khác nhau.
2.3. Kỹ năng phân chia công việc
Một nhà quản lý mà không thể nắm bắt được KPI, khối lượng công việc, thời gian làm việc của nhân viên là một nhà quản lý vô trách nhiệm, thiếu kinh nghiệm. Vai trò của bạn là cần phải quản lý, giảm sát, tham gia các cuộc họp, buổi đào tạo của nhân viên, phân công công việc.
Thách thức của nhà quản lý là gì? Đó là phải đối mặt với việc lập kế hoạch không hiệu quả, giao nhiệm vụ không phù hợp với kỹ năng của nhân viên, đặt thời hạn hoàn hành không chuẩn xác… Vậy kỹ năng quản lý trong phân chia công việc là điều đáng để được quan tâm nhất lúc này.
Để giảm tải khối lượng công việc, nhà quản lý cần phân công nhiệm vụ cho các nhân viên một cách hợp lý. Để việc phân chia công việc đạt hiệu quả cao, bạn cần phải hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng người cũng như khả năng hoàn thành công việc của họ. Để phát triển kỹ năng lãnh đạo và quản lý hiệu quả, các nhà quản lý cần đạt được các tiêu chí sau:
- Khả năng phân tích.
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất.
- Tư duy logic.
- Quản lý thời gian.
- Thiết lập khung giao tiếp phù hợp với các đối tượng khác nhau.
2.4. Kỹ năng nghiên cứu và tổ chức
Các công ty thu hút nhân tài và thu hút truyền thông bằng năng lực quản lý và tổ chức của các leader trong nội bộ. Nhà quản lý của doanh nghiệp biết nghiên cứu đối thủ, tổ chức hợp lý, đưa ra các chiến lược phù hợp mới đem lại được lợi nhuận, sự phát triển nổi bật trên thị trường.
Kỹ năng quản lý trong nghiên cứu và tổ chức bao gồm: Phân tích đối thủ cạnh tranh, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của họ. Nghiên cứu cách họ khởi đầu, các khó khăn họ đã vượt qua, các chiến lược hiệu quả mà họ áp dụng là rất quan trọng. Bạn cũng nên xem xét các dự án hiện tại, tương lai của đối thủ để tìm hiểu cách thức cạnh tranh hiệu quả.
Kỹ năng nghiên cứu giúp bạn tìm kiếm thông tin từ các nguồn chính xác và yêu cầu sự tư vấn từ những chuyên gia phù hợp. Trong khi việc tra cứu trên internet hoặc trong kho lưu trữ của thư viện có thể cung cấp những thông tin cơ bản, việc xây dựng mạng lưới quan hệ có thể mang lại cho bạn những thông tin quý giá và chưa được công bố mà bạn có thể tận dụng.
Kỹ năng tổ chức hiệu quả giúp bạn duy trì không gian làm việc gọn gàng và có trật tự. Việc sắp xếp bàn làm việc, máy tính và lịch trình một cách ngăn nắp có thể nâng cao hiệu quả trong việc hoàn thành các nhiệm vụ hành chính. Các chuyên gia hành chính cũng cần phải tổ chức tủ đựng tài liệu, hệ thống lưu trữ và quy trình làm việc. Kỹ năng này không chỉ cải thiện khả năng quản lý thời gian mà còn góp phần nâng cao kỹ năng lãnh đạo của bạn.
2.5. Kỹ năng quản lý nhóm - hợp tác hài hòa
Không phải nhà quản lý nào cũng có kỹ năng quản lý trong một team/nhóm hiệu quả. Nếu dùng quyền lực quá nhiều khiến team dễ không phục, nếu yếu đuối quá khiến team trở nên mong manh. Vì vậy, đó là lý do vì sao, một nhà quản lý biết cách làm việc với nhóm của mình không phải là việc dễ dàng, đó là một kỹ năng tuyệt vời nếu bạn sở hữu để làm việc hiệu quả.
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả có thể hỗ trợ bạn trong việc cộng tác trên các dự án hành chính, phát triển quy trình mới, truyền đạt ý tưởng hoặc phân công nhiệm vụ. Để trở thành một thành viên đội nhóm xuất sắc, hãy chú trọng phát triển sự đồng cảm, khiêm tốn và kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng làm việc nhóm tốt không chỉ giúp bạn cộng tác hiệu quả mà còn nâng cao khả năng lãnh đạo của bạn.
Để tăng cường năng suất, cần có một đội nhóm hoạt động hiệu quả, không có sự đố kỵ hoặc ghen ghét. Vì vậy, nhiệm vụ của nhà quản trị là làm thế nào để đạt được sự đồng thuận và tin tưởng từ nhân viên cấp dưới.
Để xây dựng một đội ngũ làm việc thành công, nhà quản trị cần chú trọng đến từng cá nhân trong nhóm. Khi lãnh đạo tập trung vào việc xây dựng sự gắn kết, họ cũng tạo điều kiện để nhân viên phát huy tối đa hiệu suất làm việc của mình.
Các tiêu chí cần đạt được để phát triển kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bao gồm:
- Khả năng thích ứng với các tình huống.
- Quyết đoán trong việc giải quyết vấn đề.
- Kỹ năng giải quyết xung đột.
- Phân công công việc hợp lý.
- Kỹ năng ngoại giao.
- Kỷ luật.
- Kỹ năng lắng nghe và giao tiếp phi ngôn ngữ.
2.6. Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý bao gồm kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Quản lý thời gian là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu quả công việc. Ví dụ, nếu nhân viên không hoàn thành công việc trong giờ làm việc quy định, người sử dụng lao động có thể phải trả lương làm thêm giờ, điều này thường có chi phí cao hơn so với mức lương thông thường.
Việc hoàn thành các nhiệm vụ đúng thời hạn giúp công ty thực hiện đơn hàng nhanh chóng và làm hài lòng khách hàng. Để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần học cách xác định các ưu tiên và tập trung vào việc hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng hoặc khó khăn trước tiên.
2.7. Kỹ năng về trí tuệ số
Trong nhiều lĩnh vực, công nghệ được sử dụng để quản lý nhân viên, thực hiện giao dịch và hoàn thành công việc nhanh chóng. Các quản trị viên doanh nghiệp ngày nay cần phải thành thạo công nghệ, sử dụng phần mềm và ứng dụng để tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày, từ việc lập lịch họp đến việc giám sát các dự án.
Họ cũng sử dụng các công cụ kỹ thuật số để giao tiếp với đồng nghiệp, gửi tin nhắn, quản lý thời gian hiệu quả và tổ chức các tệp tài liệu. Kiến thức về phương tiện truyền thông xã hội và internet là cần thiết để kết nối với mọi người trên toàn cầu. Việc nắm vững các công cụ kỹ thuật số không chỉ giúp cải thiện khả năng làm việc của bạn mà còn tăng cơ hội việc làm, vì một số nhà tuyển dụng có thể đánh giá kỹ năng này trong quá trình phỏng vấn.
3. Đạt 200% hiệu suất làm việc khi biết cách nâng cao kỹ năng quản lý
Một nhà quản lý coi thường các kỹ năng cần phải nắm vững, cho rằng bản thân không cần năng cao là một sai lầm. Xã hội vận hành và sự phát triển của thế giới ngày càng đi lên, con người không thể giữ mãi quan điểm cá nhân, tính cách riêng biệt để sống và áp đặt lên hệ thống phát triển doanh nghiệp được. Vì thế, muốn có hiệu suất làm việc tốt, được công nhận và xứng đáng với vị trí của mình, cần phải nâng cao kỹ năng quản lý.
3.1. Hiểu rõ team của bạn
Một người dễ gần không có nghĩa là họ làm việc hiệu quả, một người lạnh lùng, ít giao tiếp không có nghĩa là họ không có năng lực. Việc hiểu rõ từng thành viên trong nhóm giúp nhà quản lý nhận diện được điểm mạnh và điểm yếu của họ, cải thiện kỹ năng quản lý, xây dựng các chiến lược hiệu quả hơn.
Nếu bạn là một nhà quản lý mới và kế nhiệm từ người khác, hãy tìm hiểu thông tin chi tiết về đội ngũ trước khi bắt đầu công việc. Điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn hữu ích về nhóm cũng như phong cách làm việc của phòng ban, vốn đã bị ảnh hưởng bởi người quản lý trước đó.
Nếu bạn tự tuyển dụng nhân sự cho bản thân, bạn cần nắm bắt tính cách và chuyên môn của họ để sử dụng người sao cho phù hợp. Tâm lí nhân viên của bạn có thực sự muốn làm việc với bạn hay không, họ có nhiều tham vọng hay không, họ có thực sự muốn trở thành một thành viên trong team làm việc đoàn kết hay không.
3.2. Xây dựng lòng tin bằng cách tạo ra môi trường làm việc thân thiện
Một môi trường làm việc thân thiện có thể nâng cao khả năng hợp tác, động lực và hiệu quả giải quyết vấn đề hơn là một môi trường nhiều drama, độc hại và thiếu nhân văn. Do đó, kỹ năng quản lý của bạn cần có là xây dựng văn hóa làm việc cởi mở, thân thiện.
Bạn nên thường xuyên có buổi trò chuyện vui vẻ với nhân viên của mình. Một số việc nên làm trong mọi team nhóm là: Trao đổi về một chủ đề hàng ngày hoặc hàng tuần, tiệc liên hoan hàng tháng, cafe giao lưu hàng tuần hoặc hàng tháng, training các kỹ năng mới cho nhau.
3.3. Đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ bức tranh tổng quan
Một công việc luôn cần phải có mục tiêu, mục đích là gì, từ đó mới có lộ trình công việc phù hợp. Với một team/nhóm, phòng ban, doanh nghiệp cũng đều có như thế. Nếu không có, công ty sẽ không biết đi về đâu, loanh quanh không có lối thoát và định hướng rõ ràng.
Nếu bạn là một nhà quản trị chuyên nghiệp, cần phải có kỹ năng quản lý đặt mục tiêu trước khi làm kế hoạch, trình bày bản thảo và thực hiện chúng. Việc thiết lập mục tiêu doanh nghiệp một cách rõ ràng giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn. Thông thường, mục tiêu sẽ được xây dựng theo nguyên tắc SMART, giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ những gì họ cần đạt được và tránh sự nhầm lẫn. Mục tiêu rõ ràng cũng giúp phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn, đồng thời tăng khả năng thành công của nhóm.
Tìm hiểu thêm: 10 ý tưởng quà tặng cho sếp nam độc đáo.
3.4. Tổ chức các cuộc họp định kỳ
Việc tổ chức các cuộc họp định kỳ giúp nhà quản lý theo dõi tình hình công việc, duy trì mối quan hệ và nâng cao khả năng giám sát. Các cuộc họp thường xuyên cũng tạo cơ hội cho nhân viên trình bày ý kiến và đóng góp về dự án, từ đó tăng động lực và sự tham gia vào công việc của họ.
Mặc dù bạn là một nhà quản lý, nhưng có thể dưới nhiều góc nhìn khác nhau sẽ có thêm nhiều chiều sâu hơn, kiến thức khác nhau bổ trợ cho nhau. Do đó, bạn đừng bao giờ tự làm việc theo cá nhân mà bỏ quên đi đóng góp và ý kiến của các thành viên trong team.
3.5. Tránh quản lý vi mô
Quản lý vi mô có nghĩa là giám sát chi tiết từng hành động của nhân viên, đôi khi được gọi là "săm soi" công việc của họ. Trong quá khứ, phương pháp này có thể hữu ích, nhưng trong môi trường làm việc hiện đại và cởi mở ngày nay, nó không còn được đánh giá cao.
Kỹ năng quản lý hiệu quả bao gồm việc tin tưởng vào khả năng làm việc của nhân viên. Thay vì kiểm soát chặt chẽ từng bước của họ, bạn nên cho phép nhân viên tự quyết định và thể hiện sự tin tưởng vào công việc họ thực hiện. Điều này không chỉ giúp họ cảm thấy tự tin hơn mà còn gắn bó với công việc hơn.
3.6. Thừa nhận sai lầm và đưa ra giải pháp
Trong vai trò quản trị, bạn không thể tránh khỏi việc mắc sai lầm. Việc nhận lỗi và học hỏi từ những sai lầm đó là rất quan trọng. Điều này giúp bạn rút ra bài học và chia sẻ kinh nghiệm với nhân viên, từ đó giảm thiểu khả năng mắc lỗi trong tương lai.
Thay vì chỉ tập trung vào các sai lầm, hãy chú trọng đến việc tìm ra giải pháp. Sự minh bạch trong giao tiếp với đội ngũ giúp xây dựng một môi trường làm việc dựa trên lòng tin và sự hợp tác.
3.7. Thể hiện sự linh hoạt trong công việc
Trong kinh doanh, mọi thứ không luôn diễn ra theo kế hoạch. Vì vậy, khả năng điều chỉnh và thay đổi hướng đi khi cần thiết là rất quan trọng. Sự linh hoạt của bạn đối với nhân viên cũng góp phần vào việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.
Những nhà quản trị có tư duy phát triển thường sẵn sàng thử nghiệm các phương pháp mới và thách thức các cách làm truyền thống. Họ coi cơ hội và thách thức là cơ hội để học hỏi và phát triển thêm.
