Giao tiếp là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Chúng ta sẽ bắt gặp đủ tình huống giao tiếp công sở đòi hỏi cách xử lý khéo léo, tinh tế nhằm tạo dựng ấn tượng cũng như mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên. Hãy cùng Santino tổng hợp lại 15 tình huống giao tiếp phổ biến nhất khi đi làm mà bạn cần nắm rõ để dễ dàng thích nghi và đạt được thành công nhất định trong công việc.
1. Thực trạng giao tiếp nơi công sở hiện nay là gì?
Thực trạng giao tiếp tại công sở hiện nay
Khi xã hội càng phát triển thì giao tiếp lại càng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối, xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân, tổ chức. Đặc biệt, trong môi trường công sở, yếu tố này còn được đánh giá cao trong quá trình làm việc. Tuy nhiên hiện nay, bên cạnh những mặt tích cực thì vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề cần khắc phục trong giao tiếp nơi công sở, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và sự phát triển của tổ chức.
LƯỜI GIAO TIẾP là một trong những vấn đề phổ biến nhất hiện nay do sự phát triển mạnh mẽ của thiết bị điện tử cũng như do thiếu nhận thức trau dồi kỹ năng này. Nhiều cá nhân có xu hướng tránh giao tiếp trực tiếp, thay vào đó dựa nhiều liên lạc online.
Điều này dẫn đến sự thiếu rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin và thái độ chính xác, gây ra hiểu lầm, cãi vã, suy diễn ý tứ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cuối cùng. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty trở nên xa cách, thiếu sự gắn kết, kỹ năng teamwork kém.
KHÔNG TẬP TRUNG LẮNG NGHE cũng là một thực trạng không hề hiếm trong môi trường công sở. Nguyên nhân của vấn đề này có thể đến từ việc không hài lòng về đối phương, do ý thức chưa tốt hoặc người nói sử dụng từ ngữ, thái độ để truyền đạt thông tin khó nghe,...Dù xuất phát từ lý do gì thì hành động này cũng dẫn đến kết quả cuộc giao tiếp đó thất bại, không đạt được mục đích tích cực.
Trong khi trao đổi công việc, việc lơ là, không chú ý hoặc bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài là khá phổ biến. Hậu quả là thông tin không được truyền đạt, tiếp nhận đầy đủ, làm giảm cho các bên không hiểu đúng vấn đề, gây sai sót trong xử lý công việc.
KHÔNG CHÚ Ý CẤP BẬC cũng là một tình trạng xuất hiện nhiều, đặc biệt trong những môi trường công ty trẻ và cởi mở. Việc thiếu sự tôn trọng hay quá vô tư trong các tình huống giao tiếp công sở với cấp trên thể hiện việc bạn đang làm việc thiếu chuyên nghiệp. Đôi khi, việc cấp trên có sự cởi mở, thoải mái lại khiến bạn quên đi bản thân cần có cách cư xử có chừng mực, tinh tế thay vì nói chuyện quá suồng sã, gần gũi quá mức cần thiết.
2. 15+ Tình huống giao tiếp công sở phổ biến nhất
Giao tiếp là chìa khóa giúp tạo dựng, duy trì mối quan hệ và nâng cao hiệu quả công việc. Mỗi ngày, bạn sẽ gặp nhiều tình huống giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, đòi hỏi khả năng ứng biến linh hoạt, khôn ngoan. Dưới đây là 15 tình huống tiêu biểu tại môi trường công sở giúp bạn có thêm góc nhìn cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân.
2.1. Chào hỏi trong ngày đầu đi làm
Chào hỏi trong ngày đầu đi làm
Những việc gắn với tiền tố “đầu tiên” đều có khả năng tạo dấu ấn mạnh mẽ trong tâm trí mọi người và cách bạn chào hỏi trong ngày đầu đi làm cũng không ngoại lệ. Vận dụng kỹ năng quản lý cảm xúc tốt để có thể tự tin chào hỏi, nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới. Việc chủ động bắt chuyện với mọi người, dù chỉ là những câu hỏi đơn giản cũng thể hiện sự cởi mở và sẵn sàng kết nối của bạn và cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về văn hóa công ty. Ấn tượng ban đầu tốt sẽ là bước đệm cho công việc sau này của bạn được thuận lợi hơn.
2.2. Chào hỏi đồng nghiệp mới
Tình huống giao tiếp công sở tiếp theo mà có lẽ ai cũng từng trải qua chính là chào hỏi đồng nghiệp mới. Đặt vào vị trí của người mới, hẳn ai cũng muốn bản thân mình được mọi người chào đón nồng nhiệt trong thời gian đầu tham gia tổ chức mới. Vì vậy, khi có người mới vào làm, bạn hãy làm điều tương tự để họ có thể nhanh chóng hòa nhập, bắt nhịp công việc nhanh. Hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu bản thân, hỏi thăm về công việc, chia sẻ một số thông tin hữu ích về công ty và đừng quên bày tỏ sẵn sàng hỗ trợ nếu họ gặp khó khăn.
2.3. Trao đổi công việc với đồng nghiệp
Trao đổi công việc với đồng nghiệp
Dù bạn làm việc trong tổ chức nào cũng đều cần có sự giao tiếp giữa cá nhân với nhau để đảm bảo công việc được vận hành một cách trôi chảy, hiệu quả. Hãy thực hiện việc này dựa trên tinh thần hỗ trợ, minh bạch, công bằng thay vì dùng những mưu hèn kế bẩn nơi công sở nhằm hạ bệ người khác để chuộc lợi cho bản thân. Trong quá trình trao đổi đôi bên cần lắng nghe chủ động, thảo luận rõ ràng, đồng thời sử dụng từ ngữ dễ hiểu, lịch sự, tránh giao tiếp mơ hồ, lan man hay dùng lời lẽ mang tính khiêu khích, xúc phạm.
2.4. Trình bày ý tưởng trước cấp trên
Trình bày ý tưởng với cấp trên
Khi bạn có ý tưởng muốn trình bày lên cấp trên thì giao tiếp là điều bắt buộc và đương nhiên. Nhưng làm thế nào để diễn đạt được chúng một cách thuyết phục, dễ hiểu thì không phải ai cũng làm tốt. Trước khi trình bày ý tưởng, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là rất quan trọng. Hãy chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết, liệt kê thứ tự trình bày và tập duyệt qua trước để tránh việc bỏ sót hoặc không đúng trọng tâm. Giữ thái độ tự tin nhưng khiêm tốn, sẵn sàng tiếp nhận phản hồi hoặc câu hỏi từ cấp trên để điều chỉnh ý tưởng của bạn nếu cần.
2.5. Góp ý cho đồng nghiệp
Góp ý cho đồng nghiệp là tình huống giao tiếp công sở khá nhạy cảm với bất kỳ ai nhưng nó cần thiết để mọi người cải thiện, sửa đổi những thiếu sót cho phù hợp hơn. Đôi khi chúng ta đánh đồng sự thẳng thắn với vô duyên, bảo thủ nên dẫn đến ứng xử thiếu tinh tế, khôn ngoan. Hãy góp ý một cách tế nhị, mang tính xây dựng, có thể bắt đầu bằng cách khen ngợi những điểm mạnh của đối phương trước khi nêu ra những vấn đề cần cải thiện kèm theo giải pháp.
2.6. Phản hồi sau khi bị góp ý
Phản hồi sau khi bị góp ý
Chúng ta thường có xu hướng cảm thấy không thoải mái, thậm chí là hậm hực, tức tối hoặc tổn thương khi nhận được góp ý từ người khác. Tuy nhiên đây là cảm giác chúng ta cần cải thiện, sửa đổi nếu muốn bản thân chuyên nghiệp và tiến bộ hơn trong công việc. Đừng vội vàng phản ứng mạnh hay lên tiếng bảo vệ bản thân vì bạn rất dễ mắc sai lầm nghiêm trọng. Thay vào đó, hãy cảm ơn người đã góp ý và thừa nhận các điểm cần cải thiện, sau đó đưa ra quan điểm bản thân một cách lịch sự, mang tinh thần cầu thị trong công việc.
2.7. Gửi email công việc
Gửi email công việc
Email là phương thức liên lạc khá phổ biến, được đa số doanh nghiệp hiện nay sử dụng trong nội bộ cũng như truyền thông. Cách bạn viết email cũng là một yếu tố đánh giá được tác phong làm việc của bạn có chuyên nghiệp không. Tùy thuộc vào loại email và mục đích sử dụng mà bạn sử dụng cách thức trình bày cho phù hợp. Hãy chú ý đến cách xưng hô, bố cục, từ ngữ sử dụng, hình thức và thời điểm gửi email. Hãy ưu tiên sử dụng ngôn từ lịch sự, tránh từ ngữ mơ hồ, sai chính tả vì nó rất dễ khiến cho người đọc khó chịu, hiểu sai ý.
2.8. Xin nghỉ phép
Xin nghỉ phép
Tình huống giao tiếp công sở tiếp theo bạn chắc chắn sẽ gặp phải chính là xin nghỉ phép. Bạn cần gửi yêu cầu nghỉ phép trực tiếp đến quản lý hoặc gửi qua email, hệ thống quản lý nghỉ phép của công ty đúng theo quy định hiện hành. Hãy nêu rõ thời gian bạn dự định nghỉ và lý do chính đáng, đồng thời cam kết hoàn thành hoặc bàn giao đầy đủ công việc trước khi nghỉ. Nếu bạn đã có kế hoạch nghỉ sớm thì hãy gửi yêu cầu sớm, không nên xin nghỉ phép quá sát ngày sẽ làm ảnh hưởng đến công việc chung và tạo tiền lệ xấu cho tập thể.
2.9. Giải quyết mâu thuẫn với đồng nghiệp
Giải quyết mâu thuẫn với đồng nghiệp
Mâu thuẫn với đồng nghiệp trong quá trình làm việc là điều khó tránh khỏi. Điều quan trọng bạn cần làm chính là có cách giải quyết phù hợp, sao cho hạn chế làm ảnh hưởng đến công việc cũng như duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp đó. Đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng vấn đề hai bên gặp phải, sau đó tìm đúng nguyên nhân và gặp mặt trực tiếp để thảo luận, lắng nghe, phản hồi ý kiến của đối phương một cách thiện chí. Hãy cố gắng tìm ra giải pháp hợp lý và thỏa đáng cho cả hai bên và tránh làm cho vấn đề nghiêm trọng hơn.
2.10. Từ chối khéo một lời đề nghị
Từ chối lời đề nghị
Khi bạn thấy không phù hợp để nhận lời đề nghị đầu việc hay vị trí mới thì từ chối sao cho khéo léo là việc cần thiết. Đầu tiên bạn hãy cảm ơn họ vì đã cân nhắc bạn cho cơ hội đó và đưa ra lý do từ chối một cách rõ ràng nhưng mềm mỏng, giải thích ngắn gọn và trung thực nếu cần. Bạn có thể đề xuất cá nhân hoặc giải pháp thay thế nếu có, như vậy đối phương sẽ thấy dễ dàng chấp nhận và thông cảm trong tình huống giao tiếp công sở này hơn.
2.11. Cách đặt câu hỏi khi gặp vấn đề công việc
Khi gặp vấn đề công việc, cách đặt câu hỏi chính xác và hiệu quả với đối tượng có thể cho bạn câu trả lời là rất quan trọng, đặc biệt khi đối phương là người khó tính. Những câu hỏi có thể tìm thấy trong tài liệu có sẵn hay tra cứu được trên mạng thì bạn tuyệt đối không nên đưa ra. Khi đặt câu hỏi bạn cần diễn đạt chính xác vấn đề đang vướng mắc, đưa ra ý hiểu cá nhân nếu có để người nghe hiểu và trả lời đúng được trọng tâm.
2.12. Tư vấn cho khách hàng
Tư vấn khách hàng
Nếu bạn làm ở vị trí có tiếp xúc với khách hàng của công ty thì các tình huống tư vấn là việc diễn ra khá thường xuyên. Đây là vị trí không những đòi hỏi khả năng linh hoạt trong ứng xử mà còn cần có kỹ năng chịu áp lực cao để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hãy lắng nghe nhu cầu và yêu cầu của khách hàng một cách cẩn thận để hiểu rõ vấn đề của họ. Sau đó, cung cấp các giải pháp hoặc gợi ý phù hợp dựa trên thông tin đó. Đừng quá tập trung buộc khách hàng mua bằng mọi giá, thay vào đó hãy tìm cách gây dựng niềm tin trước.
2.13. Lắng nghe và xử lý phản hồi tiêu cực từ khách hàng
Không phải cứ bán được hàng là đã thành công, bước chăm sóc khách hàng sau bán cũng quan trọng không kém trong việc tạo lập sự trung thành với thương hiệu của bạn. Đặc biệt, doanh nghiệp nào cũng cần có cách xử lý phản hồi tiêu cực khôn ngoan để tránh bị mất uy tín với khách hàng hay thậm chí là khủng hoảng truyền thông. Đồng thời, bạn cần cân đối giữa quyền lợi khách hàng và tổn thất của tổ chức để đưa ra cách xử lý phù hợp nhất. Hãy nhớ rằng, bạn phải luôn có câu trả lời khi nhận phản hồi tiêu cực thay vì im lặng.
2.14. Thương lượng lương thưởng với cấp trên
Thương lượng lương thưởng với cấp trên
Tình huống giao tiếp công sở tiếp theo bạn có thể gặp chính là thương lượng lương thưởng với cấp trên. Trước khi trao đổi, hãy liệt kê lại các lý do và bằng chứng cần thiết để giải thích lý do tại sao bạn xứng đáng nhận được thưởng hoặc quyết định tăng lương. Đồng thời cần thể hiện sự biết ơn vì sự hỗ trợ cũng như các cơ hội đã được trao và cam kết với công việc. Sau đó, hãy lắng nghe phản hồi và nhận quyết định từ cấp trên, đối chiếu kết quả cuối cùng với mong muốn bản thân và không quên gửi lời cảm ơn.
2.15. Phỏng vấn ứng viên
Phỏng vấn ứng viên
Nếu bạn ở vị trí được giao nhiệm vụ phỏng vấn ứng viên mới thì cần thể hiện được văn hóa và sự chuyên nghiệp không chỉ cá nhân bạn mà còn đại diện cho tổ chức. Trước tiên cần chỉn chu trong tác phong và cách ứng xử văn minh, lịch sự. Bạn cần đưa ra các thông tin cần thiết một cách rõ ràng như sơ bộ về công ty, phòng ban đang tuyển dụng, vị trí và yêu cầu công việc, lương thưởng, chế độ công ty,...Dù hài lòng hay không hãy đảm bảo bạn không tỏ thái độ khinh thường, hạ bệ ứng viên khiến họ bẽ mặt, tự ti.
Lời kết
Khi hiểu và áp dụng hiệu quả những tình huống giao tiếp công sở phổ biến, bạn sẽ cải thiện đáng kể kỹ năng này và xây dựng hình ảnh tích cực trong môi trường làm việc. Mỗi tình huống đều là cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân và góp phần xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp. Santino hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn có thêm thông tin hữu ích cho quá trình làm việc tại tổ chức được thuận lợi, suôn sẻ hơn.
Theo dõi Santino thường xuyên để cập nhật tin tức và các sản phẩm thời trang mới nhất:
Địa chỉ showroom toàn quốc: Outlets
Fanpage: Santino
Shopee: https://shope.ee/4fHSR0gEb3
Tiktok: Santino Fashion
Instagram: Santinovietnam
Hotline: 0921 332 999 | 1900 0259
