Khi nhận được lời mời làm việc, cách bạn phản hồi lại nhà tuyển dụng sẽ quyết định ấn tượng đầu về sự chuyên nghiệp và thái độ làm việc của bạn tại môi trường mới. Vậy trả lời thư mời nhận việc như thế nào để tạo được ấn tượng tốt? Santino gợi ý bạn 7 cách trả lời email nhận việc lịch sự, chỉn chu nhất, thể hiện được thái độ sẵn sàng bắt đầu hành trình mới với sự tự tin cao nhất.
1. Tại sao cần có cách trả lời email nhận việc chuyên nghiệp?
Vai trò của cách bạn trả lời email nhận việc đến nhà tuyển dụng là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết thông tin trong mục dưới đây để hiểu rõ email nhận việc là gì cùng những lý do tại sao bạn cần phải phản hồi một cách cẩn thận và tinh tế.
1.1 Email nhận việc là gì?
Email nhận việc
Email nhận việc là thư điện tử mà nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên sau khi họ đã được đánh giá phù hợp thông qua quá trình lọc hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Nội dung của email này bao gồm thông báo chính thức về việc tuyển dụng với các điều khoản và điều kiện liên quan đến công việc. Ví dụ như mức lương, phúc lợi, ngày bắt đầu làm việc, thời gian và địa điểm làm việc cùng các yêu cầu khác cần thiết trước khi bắt đầu công việc mới.
Gửi email nhận việc là bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng của bất kỳ công ty hay tổ chức nào. Bởi email đó không chỉ xác nhận việc bạn đã được chọn mà còn cung cấp cho bạn các thông tin quan trọng để bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho khởi đầu mới. Đồng thời, cách trả lời thư mời nhận việc có thể tác động đến ấn tượng của nhà tuyển dụng về bạn. Vì thế hãy soạn email trả lời thật chỉn chu, thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân.
1.2 Lý do cần phải trả lời email nhận việc
Lý do cần phải trả lời email nhận việc
Trả lời email nhận việc là bước bạn nhất định phải thực hiện khi nhận được thư mời vì ba lý do sau. Thứ nhất, việc này để bạn xác nhận rằng bạn chấp nhận, cần thương lượng hoặc từ chối vị trí mà công ty đã đề xuất để họ có phương án chuẩn bị cho quá trình tương ứng. Nếu bạn không phản hồi hoặc trả lời quá chậm thì sẽ làm mất cơ hội của bản thân cũng như làm nơi bạn ứng tuyển không kịp có phương án chuẩn bị hoặc hỗ trợ bạn tốt nhất.
Thứ hai, việc phản hồi nhanh chóng và rõ ràng cho thấy bạn tôn trọng thời gian và quy trình làm việc của nhà tuyển dụng. Chắc chắn bạn sẽ để lại ấn tượng tích cực với họ và trong trường hợp bạn đồng ý nhận việc còn thể hiện sự cam kết và sẵn sàng đối với vị trí mà bạn được chọn.
Cuối cùng, cách trả lời email nhận việc chuẩn còn giúp bạn xác nhận nhanh chóng và chính xác các điều khoản, thông tin liên quan. Bạn hãy kiểm tra lại toàn bộ email về mức lương, phúc lợi và các yêu cầu công việc với các thỏa thuận trong buổi phỏng vấn cũng như mong muốn cá nhân. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc cần đàm phán thêm, hãy trao đổi thêm qua email để đi đến sự thống nhất.
2. Cách trả lời email nhận việc cho 3 trường hợp phổ biến
Phần này sẽ gợi ý bạn cách trả lời email nhận việc trong ba tình huống phổ biến: đồng ý, đàm phán và từ chối. Mỗi tình huống sẽ yêu cầu một cách phản hồi khác nhau để đảm bảo truyền đạt đúng mong muốn và quyết định của bạn. Hãy cùng Santino tìm hiểu chi tiết cách ứng xử phù hợp nhất với từng trường hợp.
2.1 Trường hợp 1: Đồng ý
Cách viết email đồng ý nhận việc
Cách viết kỹ năng trong CV xin việc giúp bạn nhận được lời mời tham gia phỏng vấn, còn cách bạn phản hồi thư nhận việc khi đồng ý sẽ mở ra khởi đầu thuận lợi hơn cho bản thân. Khi nhận được email mời làm việc với các thông tin phù hợp với mong muốn của bản thân thì đây chính là cách bạn nên ứng dụng khi trả lời. Email của bạn cần thể hiện sự cảm kích đối với cơ hội được trao và xác nhận rõ ràng về việc bạn sẽ đi làm đúng theo thỏa thuận.
Đầu tiên, bạn hãy bắt đầu email bằng một lời cảm ơn chân thành đối với nhà tuyển dụng đã dành thời gian phỏng vấn, đánh giá và đưa ra quyết định này. Đây là cách bạn thể hiện sự lịch sự, tạo ấn tượng tích cực ngay từ đầu đến họ. Tiếp theo, bạn cần xác nhận chính xác về việc mình đồng ý lời mời và sẵn sàng bắt đầu công việc.
Ngoài ra, nếu có bất kỳ thông tin hay loại giấy tờ nào mà bạn cần chuẩn bị vào những ngày đầu tiên đi làm, hãy đề cập lại điều đó trong email của bạn. Điều này cho thấy bạn là người chủ động trong công việc, đây là khía cạnh được nhà tuyển dụng đánh giá rất cao. Cuối cùng, kết thúc email bằng cách bày tỏ sự hào hứng và mong chờ được làm việc tại môi trường mới.
2.2 Trường hợp 2: Đàm phán
Cách viết email đàm phán
Vậy trong trường hợp có một số yếu tố trong thư mời chưa đúng với nguyện vọng bản thân mà bạn cần thương lượng lại thì cần điều chỉnh cách trả lời email nhận việc như thế nào? Trong trường hợp này, đàm phán là cần thiết để đạt được thỏa thuận hợp lý hơn trước khi chính thức đồng ý nhận vị trí. Việc này phải được thực hiện một cách thiện chí, lịch sự và tinh tế để không gây ấn tượng xấu với công ty mà vẫn đạt được kết quả mong muốn.
Đầu tiên, bạn vẫn bắt đầu email của bạn bằng lời cảm ơn chân thành đối với nhà tuyển dụng vì lời đề nghị nhận việc. Đừng quên thể hiện bạn đang rất vui mừng về cơ hội làm việc tại công ty và vai trò bạn sẽ đảm nhận tại đây. Sau đó, nêu rõ những đầu mục bạn muốn thảo luận hoặc điều chỉnh một cách rõ ràng, rành mạch. Hãy trình bày rõ ràng cả về lý do để họ hiểu được chính xác nguyện vọng và sẵn sàng trao đổi, đàm phán lại với bạn.
Ví dụ như bạn muốn tăng mức lương cao hơn với quyết định ban đầu thì có thể giải thích do dựa trên mức lương thị trường hoặc kinh nghiệm và kỹ năng của bạn xứng đáng. Hay nếu bạn muốn lùi lại thời gian bắt đầu công việc do cần hoàn thành bàn giao công việc tại công ty cũ thì cũng hãy trình bày cụ thể để họ nắm được thông tin và điều chỉnh lại. Đây chính là khía cạnh tốt bạn thể hiện được tác phong làm việc chuyên nghiệp của mình.
Cuối cùng, kết thúc email bằng cách bày tỏ mong muốn về việc muốn thiện chí thảo luận và tìm kiếm giải pháp phù hợp cho cả hai bên. Lời đề nghị này cho thấy bạn vẫn mong muốn có cơ hội làm việc tại tổ chức khi đạt được thỏa thuận cuối cùng.
2.3 Trường hợp 3: Từ chối
Cách viết email từ chối nhận việc
Trong trường hợp bạn phải từ chối lời mời nhận việc thì bạn nên viết email như thế nào để nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt về bạn? Nội dung email lịch sự, chuyên nghiệp còn mở ra khả năng hợp tác với công ty trong tương lai với các cơ hội khác phù hợp hơn. Hãy tham khảo cách trả lời email nhận việc khi muốn từ chối ngay dưới đây.
Cũng giống như 2 trường hợp trên, hãy bắt đầu email từ chối bằng cách gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng vì đã xem xét hồ sơ và dành thời gian để phỏng vấn bạn. Sau đó, hãy trình bày lịch sự và ngắn gọn về thông báo bạn quyết định không chấp nhận lời mời làm việc.
Đừng quên đưa ra lý do hợp lý cho quyết định của mình, chẳng hạn như đã nhận được một đề nghị khác phù hợp hơn, chính sách công ty không phù hợp,...Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa giải thích để nhà tuyển dụng hiểu và phê phán, chỉ trích họ. Ví dụ thay vì nói công việc không phù hợp định hướng cá nhân, bạn lại đi sâu vào việc phân tích đúng sai quy trình làm việc của họ. Như vậy chắc chắn bạn sẽ để lại ấn tượng cực xấu trong mắt họ.
Cuối cùng, kết thúc email bằng cách bày tỏ hy vọng công ty sẽ tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí. Đồng thời, để ngỏ cơ hội hợp tác trong tương lai và không quên gửi lời chúc tốt đẹp đến sự phát triển của tổ chức.
3. Cách trả lời email nhận việc chuyên nghiệp nhất
Khi đã xác định được cấu trúc trả lời email cho từng trường hợp cụ thể thì bước tiếp theo bạn cần làm chính là triển khai chúng thành văn bản một cách chi tiết. Dưới đây là các mẫu email phản hồi thư mời nhận việc lịch sự và hiệu quả, đảm bảo rằng bạn truyền đạt đúng thông điệp của mình đến nhà tuyển dụng.
3.1 Mẫu email nhận việc khi đồng ý
Mẫu email nhận việc khi đồng ý
Thực hành đúng theo các bước của mẫu thư chấp nhận đã nêu ở mục trước chúng ta có email hoàn chỉnh sau. Hãy điều chỉnh thêm linh hoạt theo cách diễn đạt của bạn để thư phản hồi không bị quá rập khuôn, cứng nhắc.
CHỦ ĐỀ: THƯ XÁC NHẬN LỜI MỜI NHẬN VIỆC - [TÊN - VỊ TRÍ]
Kính gửi: [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi tên là: [Tên ứng viên].
Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty vì đã gửi thư mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất vui mừng khi nhận được thư mời làm việc và rất mong đợi cơ hội gia nhập đội ngũ của công ty.
Tôi xác nhận rằng tôi sẽ bắt đầu công việc vào ngày [Ngày bắt đầu] như đã thỏa thuận. Bên cạnh đó, theo thư mời nhận việc tôi xin xác nhận lại các thông tin quan trọng sau:
- Chức vụ:
- Mức lương/thưởng:
- Trợ cấp:
- Thời gian làm việc:
- Địa điểm:
Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc loại giấy tờ nào cần tôi chuẩn bị trước ngày bắt đầu, xin vui lòng cho tôi biết để tôi có thể hoàn tất trước ngày đi làm chính thức.
Một lần nữa, tôi xin cảm ơn vì cơ hội này và tôi rất hào hứng với việc trở thành một phần của [Tên công ty]. Tôi tin rằng với sự hỗ trợ từ công ty và sự nỗ lực của bản thân, tôi sẽ có những đóng góp hiệu quả vào sự phát triển chung.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
3.2 Mẫu email nhận việc khi cần đàm phán thêm
Mẫu email nhận việc khi cần đàm phán thêm
Trong trường hợp nhận được lời mời làm việc nhưng bạn cần đàm phán về các điều khoản, như mức lương, phúc lợi,...thì dưới đây là cách trả lời email nhận việc dành cho bạn. Chú ý mỗi người sẽ có khía cạnh cần thương lượng lại nhà tuyển dụng khác nhau nên bạn cần lựa chọn cách diễn đạt cho phù hợp và chính xác.
CHỦ ĐỀ: THƯ ĐÀM PHÁN LỜI MỜI LÀM VIỆC - [TÊN - VỊ TRÍ]
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi tên là: [Tên ứng viên].
Trước tiên, tôi xin chân thành cảm ơn công ty vì đã gửi lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất vui mừng vì nhận được cơ hội gia nhập đội ngũ để đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Sau khi xem xét kỹ lưỡng các điều khoản trong lời mời, tôi muốn thảo luận thêm một số điểm để đảm bảo rằng chúng phù hợp hơn với mong đợi và nhu cầu của cả hai bên. Cụ thể, tôi muốn đề nghị điều chỉnh điểm sau:
DƯỚI ĐÂY LÀ 4 MẪU TRÌNH BÀY LÝ DO 4 YẾU TỐ CẦN ĐÀM PHÁN PHỔ BIẾN NHẤT
MỨC LƯƠNG: Dựa trên [cơ sở lý do như mức lương thị trường hoặc kinh nghiệm cá nhân], tôi xin đề nghị mức lương là [Mức lương đề nghị]. Tôi tin rằng mức lương này sẽ phản ánh đúng hơn giá trị và khả năng của tôi tại công ty.
PHÚC LỢI: Tôi mong muốn được thảo luận thêm về [phúc lợi cụ thể như bảo hiểm, ngày nghỉ hoặc các quyền lợi khác] vì [nêu rõ lý do tương ứng]. Ví dụ như về thời gian bắt đầu đóng bảo hiểm, bạn có thể lấy lý do theo quy định Bộ luật Lao động hiện tại quy định để yêu cầu về thời gian công ty đóng ngay sau thử việc.
NGÀY BẮT ĐẦU LÀM VIỆC: Nếu có thể, tôi muốn thảo luận về ngày bắt đầu và xem xét liệu có thể điều chỉnh ngày này để phù hợp hơn với kế hoạch cá nhân của tôi không. Theo dự kiến, tôi cần hoàn thiện bàn giao công việc tại công ty cũ đến hết ngày[ngày cụ thể] nên tôi mong công ty có thể tạo điều kiện lùi ngày nhận việc đến ngày[ngày bạn có thể đi làm].
THIẾT BỊ LÀM VIỆC: Theo thư mời nhận việc, thiết bị làm việc tôi cần tự chuẩn bị thì điều này tôi thấy chưa hợp lý vì liên quan đến tính bảo mật và độ hao mòn của thiết bị. Tôi đề nghị công ty cấp thiết bị riêng để tôi có thể yên tâm làm việc.
THỜI GIAN THỬ VIỆC: Theo thông tin nhận được từ thư mời nhận việc, thời gian thử việc của công ty với vị trí[vị trí bạn đảm nhận] là [số tháng thử việc]. Tuy nhiên theo quy định của Luật lao động thì người lao động chỉ thử việc tối đa là 2 tháng và cá nhân tôi thấy khoảng thời gian này đủ để đánh giá năng lực của tôi. Do đó, tôi muốn thương lượng rút ngắn thời gian thử việc lại tối đa 2 tháng, sau đó công ty sẽ đánh giá lại hiệu quả công việc của tôi và đưa ra quyết định cuối cùng.
Tôi rất mong có cơ hội thảo luận chi tiết về những điểm trên với công ty để đạt được một thỏa thuận hợp lý. Xin vui lòng cho tôi biết thời gian thuận tiện để chúng ta có thể thảo luận thêm về các điều khoản này. Tôi rất mong quá trình đàm phán diễn ra thành công để tôi có cơ hội gia nhập đội ngũ, đóng góp vào sự phát triển của [Tên công ty].
Cảm ơn quý công ty đã xem xét yêu cầu của tôi và tôi mong đợi sớm nhận được phản hồi.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
3.3 Mẫu email nhận việc khi từ chối
Mẫu email nhận việc khi từ chối
Với trường hợp bạn cần phản hồi lại nhà tuyển dụng rằng bạn không nhận lời mời làm việc thì dưới đây là cách từ chối nhận việc bằng email bạn có thể tham khảo.
CHỦ ĐỀ: THƯ TỪ CHỐI LỜI MỜI LÀM VIỆC- [TÊN - VỊ TRÍ]
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi tên là: [Tên ứng viên].
Trước tiên, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty vì đã gửi lời mời làm việc cho tôi vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất cảm kích khi được xem xét trao cho cơ hội này. Cá nhân tôi vô cùng ấn tượng với quy trình tuyển dụng của [Tên công ty].
Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi đã quyết định từ chối lời mời làm việc do tôi [Trình bày lý do bạn từ chối nhận việc như mức lương không đúng kỳ vọng, đã nhận lời mời làm việc bên khác,...].
Mặc dù tôi không thể đồng hành cùng công ty ở thời điểm hiện tại nhưng hy vọng sẽ được làm việc, hợp tác cùng công ty trong tương lai nếu có các cơ hội khác phù hợp hơn.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn vì sự quan tâm và lời mời quý báu này.
Chúc [Tên Công Ty] tiếp tục phát triển và thành công hơn nữa trong tương lai.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
[Thông Tin Liên Hệ]
4. Các lưu ý khi áp dụng các cách trả lời email nhận việc
Cần lưu ý gì khi trả lời email nhận việc
Việc đưa ra quyết định cho câu hỏi có nên thay đổi công việc hiện tại khó khăn bao nhiêu thì suy nghĩ để nhận hoặc từ chối lời mời nhận việc cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng không kém. Vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn chỉ đưa ra lựa chọn sau khi đã đánh giá kỹ thay vì đưa ra quyết định cách vội vàng, cảm tính. Khi phản hồi email nhận việc, có một số lưu ý quan trọng bạn cần lưu tâm để đảm bảo rằng bạn diễn đạt gãy gọn, lịch sự và chuyên nghiệp.
ĐẢM BẢO TÍNH CHÍNH XÁC VÀ RÕ RÀNG: Khi soạn thảo email phản hồi, hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt thông tin chính xác và rõ ràng. Nếu có bất kỳ chi tiết nào cần làm rõ, đừng ngần ngại hỏi lại để tránh những hiểu lầm không đáng có. Bên cạnh đó, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh những thuật ngữ quá chuyên ngành hoặc phức tạp. Cấu trúc email cần mạch lạc, với từng ý chính được phân chia rõ ràng, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt đủ ý bạn trình bày.
GIỮ THÁI ĐỘ LỊCH SỰ - TÍCH CỰC: Dù bạn đang đồng ý, đàm phán hay từ chối lời mời, hãy duy trì một thái độ lịch sự và tích cực trong email của bạn. Đây là cách trả lời email nhận việc hiệu quả giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Đừng quên bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội được trao và đánh giá cao thời gian nhà tuyển dụng đã dành ra cho bạn. Ngay cả khi từ chối, việc thể hiện sự trân trọng và gửi lời chúc tốt đẹp đến công ty cũng rất cần thiết.
PHẢN HỒI NHANH CHÓNG: Thời gian trả lời thư mời nhận việc hợp lý cũng rất quan trọng. Hãy cố gắng gửi email phản hồi trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được lời mời. Điều này cho thấy bạn tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng để quá trình nhận việc hoặc đàm phán diễn ra suôn sẻ hơn.
KIỂM TRA KỸ TRƯỚC KHI GỬI: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại nội dung để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin chưa chính xác. Tại sao bạn phải thực hiện bước này? Bởi vì nếu một mẫu email được gửi đi mà còn mắc các lỗi trên thì bạn sẽ dễ bị đánh giá thiếu cẩn thận, không có sự chuyên nghiệp. Thế nên hãy là ứng viên “lý tưởng” từ những chi tiết nhỏ nhất.
ĐỂ LẠI THÔNG TIN LIÊN LẠC: Đảm bảo rằng bạn để lại thông tin liên lạc của mình trong email bao gồm số điện thoại và địa chỉ email để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ với bạn nếu cần trao đổi thêm.
Lời kết
Cách trả lời email nhận việc sẽ quyết định lớn đến ấn tượng của nhà tuyển dụng về bạn. Bằng cách áp dụng những cách trả lời phù hợp cho từng tình huống, bạn sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, mở ra cơ hội hợp tác lâu dài có thể ở hiện tại hoặc tương lai. Hãy nhớ rằng, sự chỉn chu và tinh tế trong từng câu chữ không chỉ khẳng định sự chuyên nghiệp của bạn mà còn mở ra cánh cửa cho những cơ hội phát triển trong tương lai.
Theo dõi Santino thường xuyên để cập nhật tin tức và các sản phẩm thời trang mới nhất:
Địa chỉ showroom toàn quốc: Outlets
Fanpage: Santino
Shopee: https://shope.ee/4fHSR0gEb3
Tiktok: Santino Fashion
Instagram: Santinovietnam
Hotline: 0921 332 999 | 1900 0259
